Jednoosobowa działalność gospodarcza a zatrudnianie pracowników: jakie formalności należy spełnić?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) wcale nie oznacza, że musisz pracować samodzielnie. Choć aż 77,5% mikrofirm w Polsce to podmioty samozatrudnione – bez ani jednego pracownika.

wczoraj 08:45

Podziel się:  

To właśnie mikroprzedsiębiorstwa dają zatrudnienie 43% wszystkich pracujących . JDG może zatrudniać pracowników, co robi wiele firm, gdy zaczyna się rozwijać. Zatrudnienie pierwszej osoby wiąże się jednak z kilkoma formalnościami, o których trzeba pamiętać.

Czy jednoosobowa działalność może zatrudniać pracowników?

Tak – nazwa „jednoosobowa” odnosi się wyłącznie do formy prawnej (jeden właściciel), a nie do liczby zatrudnionych osób. Kwestię tego, jak wygląda jednoosobowa działalność gospodarcza a zatrudnienie pracowników, reguluje Kodeks pracy oraz przepisy o ubezpieczeniach społecznych. W momencie zatrudnienia pierwszej osoby stajesz się pracodawcą i płatnikiem składek – co wiąże się z nowymi obowiązkami wobec ZUS i urzędu skarbowego.

Jednoosobowa działalność może więc rozwijać się i zatrudniać kolejne osoby bez zmiany formy prawnej. Jeśli dopiero planujesz założenie JDG, możesz zarejestrować ją na Firmove.pl, a następnie – gdy pojawi się potrzeba zatrudnienia – dopełnić obowiązków pracodawcy opisanych poniżej.

Jakie formalności trzeba spełnić przy zatrudnieniu?

Zatrudniając pracownika na umowę o pracę, musisz dopełnić kilku kluczowych obowiązków:

● podpisać umowę o pracę na piśmie – przed dopuszczeniem pracownika do stanowiska pracy,

● zgłosić pracownika do ZUS – na formularzu ZUS ZUA (lub ZUS ZZA w przypadku samych składek zdrowotnych), w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia,

● skierować na wstępne badania lekarskie – należy zrobić to przed dopuszczeniem do pracy,

● przeprowadzić szkolenie BHP – szkolenie wstępne musi odbyć się przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków,

● przekazać pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia –  zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy dokument ten pracodawca musi przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy,

●  założyć akta osobowe i ewidencję czasu pracy.

To standardowy zestaw obowiązków, który chroni obie strony i porządkuje zatrudnienie od pierwszego dnia współpracy.

Jakie obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego pojawiają się później?

Jako pracodawca co miesiąc naliczasz, finansujesz w odpowiedniej części  i opłacasz składki ZUS za pracownika oraz pobierasz i odprowadzasz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (pełniąc funkcję płatnika PIT). W praktyce oznacza to comiesięczne składanie deklaracji (np. ZUS DRA) i terminowe płatności – to element, który często powierza się biuru rachunkowemu.

Czy istnieją alternatywy dla umowy o pracę?

Tak – poza umową o pracę możesz zawrzeć jedną z umów cywilnoprawnych (umowę zlecenie lub o dzieło) czy podjąć współpracę typu B2B. Każda z tych form niesie ze sobą inne skutki składkowe i podatkowe oraz inny zakres obowiązków. Umowa o pracę daje pracownikowi najszerszą ochronę, ale jest też najbardziej sformalizowana. Wybór zależy od charakteru zadań i potrzeb firmy – warto jednak pamiętać, że o kwalifikacji prawnej kontraktu decyduje faktyczny sposób współpracy, a nie sama nazwa umowy.

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Całkowity koszt po stronie pracodawcy to więcej niż samo wynagrodzenie netto, a nawet brutto. Do pensji brutto należy doliczyć składki ZUS finansowane przez pracodawcę – m.in. emerytalną, rentową i wypadkową, oraz wpłaty na odpowiednie fundusze celowe (Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

W zależności od sytuacji dochodzą też wpłaty do PPK, a także koszty badań lekarskich, szkoleń BHP czy – na stanowiskach, które tego wymagają – odzieży roboczej. Warto policzyć pełny koszt, zanim złożysz pierwszą ofertę pracy – to on, a nie sama wysokość pensji, decyduje o rzeczywistym obciążeniu firmy związanym z nowym etatem.

Artykuł sponsorowany