Jak ograniczyć ryzyko wycieku danych w firmie?

Wyciek danych nie zawsze zaczyna się od zaawansowanego cyberataku. Czasami wystarczy wiadomość wysłana do niewłaściwego odbiorcy, plik udostępniony poza organizację, dokument skopiowany na prywatny dysk albo przejęte konto pracownika.

wczoraj 12:30

Podziel się:  

Im więcej aplikacji, urządzeń i kanałów komunikacji wykorzystuje firma, tym trudniej kontrolować przepływ informacji. Dlatego ochrona danych powinna obejmować nie tylko zabezpieczenia przed atakami z zewnątrz, ale również codzienne zachowania użytkowników i sposób korzystania z firmowych zasobów.

Najpierw trzeba wiedzieć, które dane są naprawdę wrażliwe

Nie wszystkie informacje wymagają takiego samego poziomu ochrony. Publiczna prezentacja marketingowa nie powinna być traktowana tak samo jak baza klientów, dokumentacja finansowa, informacje kadrowe czy dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Pierwszym krokiem jest więc identyfikacja i klasyfikacja informacji. Firma powinna wiedzieć, gdzie znajdują się najważniejsze dane, kto ma do nich dostęp i w jaki sposób mogą być przesyłane poza organizację. Bez takiej wiedzy trudno stworzyć skuteczne reguły bezpieczeństwa, ponieważ system nie wie, czego powinien pilnować szczególnie dokładnie.

Najczęstszym problemem nie zawsze jest złośliwe działanie

Pracownik może spowodować incydent bez żadnych złych intencji. Wystarczy pomyłka w adresie e-mail, dołączenie niewłaściwego załącznika albo zapisanie dokumentu w nieodpowiednim miejscu w chmurze. Właśnie dlatego systemy Data Loss Prevention nie powinny być projektowane wyłącznie z myślą o celowym wynoszeniu informacji. Ich zadaniem może być również wychwytywanie sytuacji, w których użytkownik działa nieostrożnie albo jego konto zostało przejęte. Rozwiązania tego typu analizują m.in. zawartość danych, kontekst zdarzenia oraz sposób zachowania użytkownika. Osoby zainteresowane szerzej pojętym bezpieczeństwem danych i infrastruktury mogą sprawdzić rozwiązania prezentowane przez Trafford na stronie https://trafford.pl/. Tego typu oferta obejmuje różne obszary ochrony środowiska IT, dlatego może stanowić punkt odniesienia przy planowaniu zabezpieczeń w organizacji.

Poczta elektroniczna pozostaje jednym z głównych kanałów ryzyka

E-mail jest podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej, ale jednocześnie jednym z najłatwiejszych sposobów przypadkowego przekazania danych poza firmę. Dokument może trafić do niewłaściwego kontrahenta, pracownik może użyć prywatnego adresu albo przesłać informacje, które zgodnie z polityką organizacji nie powinny opuszczać jej środowiska. Ochrona poczty może obejmować analizę zawartości załączników i wiadomości, wykrywanie określonych typów danych oraz reagowanie na próby ich wysłania. W zależności od polityki organizacji system może zablokować operację, ostrzec użytkownika albo przekazać zdarzenie do dalszej analizy.

Chmura zmieniła sposób, w jaki dane opuszczają firmę

Kiedy większość informacji znajdowała się na lokalnych serwerach, kontrolowanie ich przepływu było stosunkowo prostsze. Obecnie pracownicy korzystają z usług SaaS, dysków chmurowych, komunikatorów, aplikacji do zarządzania projektami i wielu innych narzędzi. Dane mogą więc opuszczać tradycyjną sieć firmową bez konieczności kopiowania ich na fizyczny nośnik. Z tego względu coraz większe znaczenie mają rozwiązania pozwalające monitorować wykorzystanie aplikacji chmurowych, sposób udostępniania plików oraz poziom ekspozycji danych.

Uprawnienia powinny wynikać z rzeczywistych potrzeb

Im więcej osób ma dostęp do wrażliwych danych, tym większe ryzyko ich przypadkowego lub celowego ujawnienia. Nie oznacza to jednak, że każdemu pracownikowi należy narzucać maksymalne ograniczenia. Znacznie skuteczniejsze jest stosowanie zasady najmniejszych uprawnień. Użytkownik powinien mieć dostęp do zasobów potrzebnych do wykonywania swojej pracy, ale niekoniecznie do wszystkich danych znajdujących się w organizacji. Warto również regularnie przeglądać uprawnienia. Zmiana stanowiska, przejście do innego zespołu czy zakończenie projektu często powodują, że część dostępów przestaje być potrzebna, choć technicznie nadal pozostaje aktywna.

Zbyt restrykcyjne zasady też mogą powodować problemy

Polityka ochrony danych powinna być skuteczna, ale jednocześnie możliwa do przestrzegania. Jeśli pracownicy są blokowani podczas każdej próby przesłania pliku lub korzystania z potrzebnej aplikacji, mogą zacząć szukać sposobów na obejście zabezpieczeń. Dlatego reguły powinny uwzględniać kontekst. Inaczej można traktować dokument publiczny, inaczej dane finansowe, a jeszcze inaczej plik zawierający informacje o klientach. Skuteczny system ochrony powinien więc reagować proporcjonalnie do rzeczywistego poziomu ryzyka.

Technologia nie zastąpi świadomości pracowników

Nawet najlepszy system nie wyeliminuje wszystkich pomyłek. Pracownicy powinni wiedzieć, jak rozpoznawać informacje wrażliwe, gdzie można je przechowywać i w jaki sposób bezpiecznie udostępniać je osobom spoza organizacji. Szkolenia nie powinny ograniczać się przy tym do jednorazowej prezentacji. Znacznie lepsze efekty daje regularne przypominanie zasad i omawianie rzeczywistych scenariuszy: błędnie zaadresowanej wiadomości, udostępnionego publicznie pliku czy wykorzystania prywatnego konta do przesłania dokumentu.

Skuteczne ograniczanie ryzyka wycieku nie polega na zablokowaniu jednego kanału komunikacji. Dane przemieszczają się dziś pomiędzy pocztą, urządzeniami końcowymi, chmurą i aplikacjami internetowymi, dlatego ochrona powinna obejmować wszystkie te obszary. Najlepsze rezultaty daje połączenie klasyfikacji danych, kontroli uprawnień, technologii DLP oraz edukacji użytkowników. Dzięki temu organizacja nie reaguje dopiero wtedy, gdy wrażliwy plik opuści firmę, ale może wcześniej rozpoznać ryzykowne działanie i ograniczyć jego konsekwencje.

Artykuł sponsorowany